Regler om jäv och bisysslor (inklusive uppdrag) för KK-stiftelsen
Jäv
Syfte
Jäv avser tvivel om opartiskhet. Jävsregler syftar till att säkerställa objektivitet och opartiskhet vid hantering av ärenden. Jävsreglerna syftar också till att skapa förtroende hos de som berörs av ärendena och hos allmänheten.
Vilka omfattas?
KK-stiftelsens bestämmelser om jäv gäller styrelsens ledamöter, ledamöter i kapitalutskottet, ledamöter i expertgrupper och bedömningsgrupper, anställda samt utomstående experter och konsulter som anlitas av stiftelsen.
Lagstiftning
KK-stiftelsen omfattas inte av förvaltningslagens (SFS 1986:223) bestämmelser om jäv. Förvaltningslagen gäller för statliga myndigheter. KK-stiftelsens verksamhet uppvisar dock starka drag av offentlighet och mot den bakgrunden anser stiftelsen att förvaltningslagens jävsbestämmelser trots allt ska tillämpas.
KK-stiftelsen bildades genom beslut i riksdagen 1994 och offentliga medel tillsköts som stiftarkapitalet. I bilaga till lagen om offentlighet och sekretess (SFS 2009:400) anges att KK-stiftelsen omfattas av vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar.
Definition
Den som ska handlägga ett ärende är jävig
1. om ärendet angår personen själv eller dennes make eller maka, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra nytta eller skada för personen själv eller närstående,
2. om personen eller någon närstående är ställföreträdare för den som ärendet angår eller för någon som kan vänta nytta eller skada av ärendets utgång,
3. om personen eller närstående, med eller utan ersättning, biträtt någon i ärendet, eller
4. om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till personens objektivitet eller opartiskhet i ärendet.
Anmälan om jäv
Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne, ska självmant berätta det. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot en person som är inblandad i ett ärendes handläggning ska berätta det, om personen själv inte uppmärksammat omständigheten. Anställda ska informera närmsta chef. Vd och styrelseledamot ska informera styrelseordföranden. Styrelseordföranden ska informera vice ordföranden/styrelsen i dess helhet. Ledamöter i kapitalutskottet ska informera ordföranden i utskottet. Ordföranden i kapitalutskottet ska informera vice ordföranden/utskottet i dess helhet. Diskussioner om jäv ska föras i en öppen anda.
Bedömare, experter och konsulter som anlitas vid hantering av ärenden inom KK-stiftelsen ska när uppdraget påbörjas skriftligen intyga att jävssituation inte föreligger samt att om en sådan skulle uppstå under uppdragets utförande omedelbart anmäla detta till KK-stiftelsen. Innan bedömare, experter och konsulter anlitas för ett visst ärende ska kansliets personal aktivt efterfråga om det finns någon omständighet som kan antas utgöra jäv. Om jäv kan antas föreligga ska uppdrag inte lämnas till personen i fråga.
Åtgärder vid jäv
Den som är jävig får inte handlägga ärendet. Vederbörande får inte delta i beredningen och inte heller i beslutet av ärendet. En jävig person ska lämna rummet vid handläggning, diskussion och beslut.
Undersökning av om jäv föreligger ska alltid finnas med på dagordningen till styrelsen, kapitalutskottet och expert- och bedömningsgrupperna.
Skulle ordförande vara jävig, får särskild mötesordförande för det aktuella ärendet utses.
Om vd är jävig i ett ärende ska styrelsen besluta i ärendet.
Om jävet uppenbart saknar betydelse får vd (i fråga om annan anställd) eller styrelsen (i fråga om styrelseledamot eller vd) besluta att personen ändå får delta i handläggning och beslut av ärendet.
Jäv ska antecknas i protokoll eller, i fråga om anställda samt bedömare, experter och konsulter, i annan handling som fogas till ärendet.
Bisysslor inkl. uppdrag
Med bisysslor avses allt som en person kan ägna sig åt vid sidan av sin anställning – oavsett om den verksamheten ger några inkomster. Det kan handla om förtroendeuppdrag, engagemang i en förening, en anställning eller ett uppdrag hos annan. Regler om bisysslor syftar till att upprätthålla förtroendet för KK-stiftelsens verksamhet, anställda och ledamöter. Stiftelser behöver inte redovisa styrelseledamöters övriga uppdrag i årsredovisningen.
Anställdas bisyssla (kansliet)
I KK-stiftelsens anställningsavtal ska frågan om bisysslor regleras.
En anställd hos KK-stiftelsen får inte ha annan anställning, uppdrag eller bisyssla i övrigt som kan rubba lojaliteten hos eller förtroendet för personen eller någon annan anställds objektivitet och opartiskhet eller i övrigt kan skada KK-stiftelsen.
En anställd som har för avsikt att åta sig annan anställning, uppdrag eller bisyssla ska först inhämta vd:s skriftliga medgivande.
Uppdrag för styrelseledamöter
Styrelseledamöter får inte inneha uppdrag eller utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller hennes objektivitet eller opartiskhet i styrelsearbetet.
Styrelseledamöter ska informera styrelseordförande om styrelseuppdrag eller annan funktion (exempelvis ställföreträdare) i bolag, myndigheter och organisationer. Vd för förteckning över uppdragen och delger årligen i december samtliga styrelseledamöter uppdaterade uppgifter.
Uppdrag för ledamöter i kapitalutskottet (inkl. ledamöter som är anställda i kansliet)
Ledamöter i kapitalutskottet får inte inneha uppdrag eller utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för vederbörandes objektivitet eller opartiskhet i arbetet i kapitalutskottet.
Ledamöter i kapitalutskottet ska informera ordföranden i utskottet om styrelseuppdrag eller annan funktion (exempelvis ställföreträdare) i bolag, myndigheter och organisationer. Vidare ska affärs- eller ägandeförhållanden av sådan omfattning att det kan medföra jäv anmälas till ordföranden i utskottet. Vd för förteckning över uppdragen och delger två gånger per år samtliga ledamöter i utskottet uppdaterade uppgifter.